Cómo organizar el reparto en varios turnos y franjas horarias sin que se pisen las rutas

Hay un día en que la salida de la mañana ya no vuelve a las tres de la tarde: vuelve a las seis. Los clientes de la tarde llaman para saber si ya saliste, y el que pidió "antes del mediodía" recibe la entrega a las cuatro. No falló nadie. El reparto creció más que una sola salida.

Dividir el día en turnos parece la respuesta obvia, pero hecho sin criterio genera problemas nuevos: dos rutas que pasan por las mismas calles, un repartidor asignado a dos cosas a la vez, pedidos que caen en el medio sin que nadie sepa a qué turno pertenecen. Esto es cómo evitarlo.

Turno y franja no son lo mismo

Un turno es una salida completa: el vehículo se carga, sale, recorre su ruta y vuelve. Una franja es la ventana que le prometés al cliente, por ejemplo entre las 9 y las 12. Un turno de mañana puede contener dos franjas, pero una franja no debería cruzarse entre turnos.

Parece un detalle de vocabulario, pero decide dónde se resuelve el problema: los turnos se resuelven armando rutas, las franjas se resuelven en el trato con el cliente. Cuando se mezclan, la planilla termina con una columna "horario" que nadie sabe si indica cuándo sale el repartidor o cuándo espera el cliente.

Cuándo un solo turno deja de alcanzar

Hay tres señales bastante claras. La ruta ya no entra en la jornada del repartidor sin estirarla. Los comercios y restaurantes que reciben solo a cierta hora quedan siempre al final del recorrido, cuando ya cerraron. Y hay entregas que se caen por llegar tarde y se repiten al día siguiente, con el costo de un viaje perdido.

Con una sola señal se puede aguantar un tiempo. Con dos, ya estás repartiendo en más de un turno sin haberlo decidido, y conviene hacerlo explícito antes de que lo decida el desorden.

Un ejemplo con números hipotéticos

Supongamos 60 paradas por día, 12 minutos por parada entre traslado y entrega, y una jornada de 8 horas por repartidor. Son 720 minutos de ruta, es decir 12 horas. Con un solo repartidor no entra.

Esquema	Repartidores	Vehículos	Paradas por repartidor	Horas de ruta por repartidor
Un turno, un repartidor	1	1	60	12
Un turno, dos repartidores	2	2	30	6
Dos turnos, dos repartidores	2	1	30	6

Los dos últimos esquemas reparten la misma carga. El segundo necesita dos vehículos y todos los clientes reciben en el mismo momento del día. El tercero usa un solo vehículo durante todo el día y permite ofrecer una franja de mañana y otra de tarde, a cambio de sumar el tiempo de volver al depósito y recargar entre un turno y otro, que la tabla no muestra. Para elegir entre ambos pesa el costo del vehículo, y ahí sirve la fórmula del costo real de un reparto.

Cómo repartir las paradas entre turnos

El orden en que se hace importa más que la herramienta:

1. Marcá primero los clientes con una restricción real de horario (comercios, gastronomía, oficinas) y asignalos al turno que les corresponde.
2. Con el resto, armá zonas y asigná cada zona entera a un turno. Partir una zona entre mañana y tarde significa que dos vehículos pasan por las mismas calles.
3. Compará la carga de los turnos y equilibrala. Dejá algo de margen en el último, que es el que absorbe los retrasos del día.
4. Dentro de cada turno, ordená la ruta con el criterio de siempre: por zona, sin zigzag (lo explicamos en cómo ordenar las rutas de reparto).

Un detalle que ayuda: fijar un turno habitual por cliente. El que siempre recibe a la mañana deja de preguntar a qué hora llegan, y vos dejás de recalcular su franja cada semana.

La hora de corte

Cada turno necesita una hora después de la cual no entran más pedidos. Por ejemplo, hasta las 10 de la mañana para el turno de la tarde, y hasta las 18 del día anterior para el turno de la mañana siguiente. Los horarios los definís vos según tu operación; lo importante es que existan.

Lo que llega después del corte pasa al turno siguiente, y el cliente tiene que enterarse en el momento de pedir, no cuando el repartidor no aparece. Si tomás los pedidos por WhatsApp, el mensaje de confirmación es el lugar natural para avisarlo. El chatbot de Sodapp, por ejemplo, confirma dirección, cantidad y horario de entrega al tomar el pedido.

Cuando algo se cae a mitad del turno

Un cliente que no estaba o un pedido urgente van a aparecer, y con dos turnos hay una decisión más: el ausente de la mañana, ¿se intenta de nuevo a la tarde o pasa al día siguiente? Conviene tener la regla escrita. Sin regla, cada repartidor decide en el momento, y dos repartidores deciden distinto.

Lo que se reprograma debería ir primero en su turno nuevo, porque ya fue una promesa incumplida. Y la última parte de cada turno, como se plantea en el post de rutas, conviene dejarla libre para lo que entre sobre la marcha.

Hasta dónde llega la planilla

Con pocas paradas, una planilla con columnas de turno, franja y repartidor, y un filtro por turno, alcanza. El límite aparece a las once de la mañana: entran tres pedidos, se cae uno, y hay que rehacer a mano dos rutas y avisarle a dos repartidores. Ese es el punto donde el orden deja de sostenerse solo (en la página de alternativa a Excel para reparto está el resto de los límites).

Un software para distribuidoras se hace cargo de la parte mecánica. En el modo con reparto, Sodapp arma la ruta de cada repartidor y la recalcula cuando algo cambia, y el despacho automático se puede configurar por cantidad de pedidos y por horarios propios. La cantidad de repartidores que podés cargar depende del plan, y está detallada en precios. Lo que ningún sistema decide por vos es dónde cortás los turnos y qué franja le prometés a cada cliente: eso sale de conocer tu reparto.

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¿Tu reparto ya no entra en una sola salida? Escribinos por WhatsApp y vemos cómo repartir turnos y repartidores con tus números reales.