Cómo calcular el costo real de un reparto

Preguntale a cualquiera que reparte cuánto le cuesta una entrega y la respuesta suele ser una estimación. "Y... el combustible, más o menos." El problema no es la falta de interés, es que el costo de un reparto está desparramado en lugares que no se miran juntos: la nafta de esta semana, el service de hace tres meses, la hora que se perdió buscando una dirección mal anotada.

Cuando esa cuenta no está hecha, pasan dos cosas. La primera es que se fija el precio de envío a ojo, casi siempre por abajo. La segunda, más silenciosa, es que se aceptan zonas o clientes que en realidad hacen perder plata, y el negocio compensa sin darse cuenta con los clientes rentables.

Los cuatro costos que hay que sumar

1. Combustible

Es el único que casi todos calculan, y suele calcularse mal. No alcanza con dividir lo que cargás por semana entre la cantidad de entregas, porque eso incluye los viajes que no son de reparto.

Lo que necesitás es el consumo del vehículo cada 100 kilómetros y los kilómetros que hacés efectivamente repartiendo. Si tu camioneta consume 12 litros cada 100 kilómetros y hacés 80 kilómetros de recorrido, gastaste 9,6 litros. Multiplicá por el precio del litro y tenés el combustible de esa jornada.

2. El tiempo de quien reparte

Acá es donde la cuenta se empieza a poner incómoda. El costo no es solo el sueldo: es el sueldo más las cargas sociales, dividido por las horas que esa persona trabaja realmente.

Y el tiempo de reparto no es solo manejar. Es cargar el vehículo, tocar timbre y esperar, cobrar, dar el vuelto, atender al que sale a charlar. En la mayoría de los repartos urbanos, el tiempo detenido es entre el 40 y el 60 por ciento de la jornada.

Si repartís vos, poné igual un valor. Lo que le pagarías a alguien por hacer ese recorrido.

3. El vehículo, más allá de la nafta

Este es el costo que casi nunca aparece, porque no se paga todos los días. Un vehículo de reparto se gasta: cubiertas, service, frenos, seguro, patente, y sobre todo depreciación.

La forma simple de convertirlo en un número por kilómetro es sumar todo lo que gastaste en el vehículo durante el último año, sin contar combustible, y dividirlo por los kilómetros que hiciste en ese año. Te va a dar un costo por kilómetro que después multiplicás por el recorrido del día.

4. Lo que se pierde

Entregas fallidas porque no había nadie. Envases retornables que no volvieron. Mercadería que se golpeó en el camino. Vueltas extra por una dirección mal anotada.

Este bloque es el más difícil de estimar y el que más varía. Si nunca lo mediste, empezá contando durante un mes cuántas entregas fallaron sobre el total.

La fórmula

Una vez que tenés los cuatro bloques del día:

Costo por entrega = (combustible + tiempo + vehículo + pérdidas) / entregas concretadas

El detalle importante está en el divisor: entregas concretadas, no entregas intentadas. Las fallidas ya están sumadas arriba como costo.

Un ejemplo cerrado

Una jornada de reparto con 25 entregas concretadas y 3 fallidas, 80 kilómetros recorridos, un repartidor de 8 horas:

Concepto	Cálculo	Total
Combustible	9,6 litros	14.400
Repartidor	8 horas con cargas	32.000
Vehículo	80 km a 90 por km	7.200
Pérdidas	2 envases + 1 revisita	4.400
Total jornada		58.000
Costo por entrega	58.000 / 25	2.320

El número que importa no es el total: es el 2.320. Si estás cobrando 1.500 de envío, cada entrega te cuesta 820 más de lo que te deja.

Qué hacer con el número

Una vez que lo tenés, sirve para tres decisiones concretas.

Fijar el precio de envío. Con el costo real sobre la mesa, la discusión deja de ser si el envío es caro y pasa a ser cuánto margen querés sobre ese piso.

Definir un mínimo de compra. Si una entrega te cuesta 2.320, un pedido de 3.000 no tiene sentido. El mínimo de compra existe para eso.

Decidir zonas. El costo por entrega no es igual en todos lados. Una zona con clientes dispersos puede duplicar el costo de una zona densa. Con el cálculo hecho por zona, se ve cuál conviene atender, cuál conviene cobrar distinto y cuál conviene soltar.

De dónde salen los datos

Todo esto depende de tener registrado lo que pasó: cuántas entregas se concretaron, cuántas fallaron, qué recorrido se hizo, qué envases volvieron. Si esa información vive en la memoria del repartidor o en anotaciones sueltas, la cuenta se hace una vez, con esfuerzo, y no se vuelve a hacer.

Cuando los pedidos quedan registrados a medida que entran y las entregas se marcan al cerrarse, el cálculo deja de ser un proyecto y pasa a ser una consulta. Ahí es donde el número se vuelve útil de verdad: cuando lo podés mirar todos los meses sin sentarte a reconstruirlo.