Errores comunes al armar una lista de precios por cliente en el reparto

En cualquier reparto que crece, en algún momento aparece el primer descuento. Un cliente que compra mucho volumen, uno que paga siempre en efectivo, uno de una zona más lejos que se le hace un precio especial para no perderlo. Cada excepción, tomada sola, tiene sentido. El problema aparece cuando son veinte o treinta y nadie las tiene todas en la cabeza al mismo tiempo.

El precio que solo existe en la memoria de alguien

La forma más común de manejar precios diferenciales es la más simple: alguien se acuerda. El dueño, el que atiende el WhatsApp, el repartidor que conoce a sus clientes de años. Funciona mientras esa persona esté siempre disponible y su memoria no falle, dos condiciones que se sostienen poco tiempo en un negocio que crece.

El día que atiende otra persona, o que el cliente pide por una vía distinta a la habitual, el precio que se aplica es el de lista, y ahí empiezan los reclamos. No porque el negocio quiera cobrar de más, sino porque el descuento nunca quedó escrito en ningún lado más que en una cabeza.

Precio fijo vs. descuento porcentual

Hay dos formas de guardar una excepción de precio, y la diferencia importa más de lo que parece.

• Precio fijo final: "a este cliente el bidón de 20 litros le sale $X", sin importar el precio de lista. Simple de entender, pero se desactualiza solo. Cuando sube el precio base, ese cliente queda con un precio viejo hasta que alguien lo note y lo corrija a mano.
• Descuento porcentual sobre el precio base: "a este cliente el 10% menos que la lista". Se actualiza solo cuando cambia el precio base, porque el descuento sigue aplicándose sobre el número nuevo.

Ninguna de las dos es incorrecta en todos los casos: un precio fijo tiene sentido para un acuerdo cerrado que no debería moverse aunque suba la lista. Pero mezclar las dos formas sin distinguir cuál es cuál, en la misma planilla, es donde se pierde el control.

Actualizar precios con excepciones encima

Este es el momento donde más plata se pierde sin que nadie lo note. Sube el precio del producto, se actualiza la lista general, y las excepciones por cliente quedan exactamente como estaban.

Si esas excepciones son precios fijos, el resultado es que un grupo de clientes sigue pagando el precio viejo, a veces durante meses, hasta que alguien cruza números y nota la diferencia. Con volumen suficiente, esa diferencia acumulada es más plata de la que cualquiera calcularía a ojo.

La forma de evitarlo no es dejar de hacer excepciones, es saber en el momento de actualizar el precio base cuáles excepciones son fijas (y revisarlas) y cuáles son porcentuales (y ya se ajustaron solas).

Categorías en vez de excepciones sueltas

Cuando las excepciones dejan de ser casos aislados y empiezan a repetirse en grupos (todos los clientes mayoristas al mismo precio, toda una zona con el mismo recargo por distancia), tiene más sentido pensar en categorías de precio que en excepciones cliente por cliente.

La diferencia práctica es esta: con excepciones sueltas, agregar un cliente mayorista nuevo implica copiar el precio de otro cliente mayorista y esperar no equivocarse en ningún número. Con una categoría "mayorista" ya definida, el cliente nuevo se asigna a esa categoría y hereda todos sus precios de una vez, sin volver a cargarlos.

Esto también resuelve el problema de la actualización: si cambia el precio para la categoría mayorista, cambia para todos los clientes de esa categoría al mismo tiempo, sin revisar uno por uno.

Precios por zona, otra fuente de descuadre

Cuando el precio varía según la distancia o el barrio, es común que la excepción se cargue por cliente en lugar de por zona. Un cliente nuevo en una zona ya conocida con recargo debería heredar ese recargo automáticamente, pero si el sistema no tiene la zona como concepto, cada cliente nuevo de esa zona vuelve a depender de que alguien se acuerde de cargarle el precio correcto.

El resultado, con el tiempo, es una planilla con la misma zona con tres o cuatro precios distintos para clientes distintos, sin ningún criterio que lo explique más que el momento en que cada uno se cargó.

Qué revisar antes de que se vuelva un problema

Tres preguntas simples sirven para detectar si la lista de precios ya está desordenada:

• ¿Hay clientes con el mismo perfil (misma zona, mismo volumen) pagando precios distintos sin una razón que alguien pueda explicar hoy?
• ¿La última suba de precio se aplicó a todas las excepciones, o solo a la lista general?
• ¿Alguien puede armar hoy, sin buscar en varios lados, la lista completa de quién tiene descuento y por qué?

Si alguna de las tres cuesta responder, la lista de precios ya dejó de ser una herramienta de control y se convirtió en una fuente de pérdidas silenciosas.

De dónde sale el orden

Nada de esto requiere dejar de tener precios especiales, que suelen ser una herramienta válida para retener clientes grandes o compensar una zona más cara. Lo que hace falta es que cada excepción quede registrada como lo que es (fija o porcentual, por cliente o por categoría) en un solo lugar, no repartida entre una planilla, un cuaderno y la memoria de quien atiende. Un software de reparto pensado para soderos y aguateros aplica el precio correcto a cada cliente en el momento de tomar el pedido, sin depender de que alguien recuerde el acuerdo particular de cada uno.

Sin ese registro, la lista de precios funciona bien un tiempo. El costo aparece después, cuando una suba de precio no llega a todos los que debería, o cuando dos clientes con el mismo perfil comparan lo que pagan y nadie tiene una respuesta clara.